归档文件整理规则（归档文件整理规则适用于）

本文目录

• 归档文件整理规则适用于
• 归档文件整理规则适用于什么
• 归档文件整理的整理原则
• 根据归档文件整理规则
• 根据归档文件整理规则归档文件的整理是以什么为单位
• 如何进行档案整理
• 根据归档文件整理规则归档文件的整理以什么为单位
• 归档文件整理规则

归档文件整理规则适用于

归档文件整理规则适用于各级机关空困、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理的质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、码清纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

归档文件整理的方友模银法:

装订：归档文件应按件装订好宴。装订时，正本在前，斗圆念定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间腔慧、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

采用归档文件整理规则有助于长期保存这些文档，并保护企业公司免受损失和牵扯到的风险。无论是哪一种组织，通过专业的文件管理，增加了组织文化处理的准确性、行政效率及高质量的工作流程，保证关键信息的访问，加强数据的合规性以及在必要时快速地取得所有文档和资料

归档文件整理规则适用于什么

归档文件是企业或个人存储文件和数据的一种方式。归档文件整理规则是一种可以帮助人们有效管理和组织文件的方式，它是将文件整理到一定的规则下，使得日后查找和使用这些文件会更加方便和快捷。这种整理规则可以适用于个人和企业的文件存储。规则包括：1. 统一标注：为每个文件打上标签，包括文件类型、制作者、文件名、创建时间、重要性等等信息，这可以实现更快的文件检索和筛选。2. 分类：将文件根据不同主题和类型进行分类，例如按照日期、客户、项目、以及媒体类型等分类。3. 文件夹分类：将文件按照文件夹进行分类，将同一项目、客户或任务等文件放在一个文件夹下。4. 数字化：对于繁杂的纸质文件，可以利用扫描仪数字化处理，使得文件更易于存储和管理。5. 时间戳：在文件名上添加日期或时间戳，可以保证文件的时效性，及时替换并更新旧版本。归档文件整理规则的好处在于可以大大提高日常工作效率，减少文件遗漏和重复存储的现象。这种方式可以帮助操作者更快、更方便地找到需要的文件，从而节省了很多时间和精力。

归档文件整理的整理原则

日常文件归档的基本原则是：及时归档，文件齐全、完整，分类准确。

整理方法：

1、装订：

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

2、分类：

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

扩展资料：

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

根据归档文件整理规则

根据归档文件整理规则:

1）归档应符合下列规定：

①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

2）归档时间应符合下列规定：

①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

综上所述，归档应符合下列规定归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。建议大家认真仔细归档文件整理。

根据归档文件整理规则归档文件的整理是以什么为单位

根据《归档文件整理规则》,归档文件的整理是以件为单位。

一.归档文件的二、归档鉴定

（一）基本原则

凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档理念。

（二）不归档文件范围

1、重份文件。

2、普发性文件。

3、未生效文件。即未成为正式文件的稿本等。

（三）确定件

立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，有时可几份“自然件”合为一件。“为一件”是指归档文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条目。

二.归档文件的排列

(一)排列含义：指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后顺序的过程。其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。如按保管期限—年度一机构分类时，那么机构为最低一级类目。

（二）排列原则：即事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起，同时结合时间、重要程度进行排列。

（三）排列方法

我区目前最低一级类目均是“保管期限”，在保管期限内再按以下要求排列：

1、同一事由内的排列：归档文件可按文件形成时间的先后顺序或文件的重要程度排列；

2、不同事由间的排列：

3、会议记录、统计报表、简报、内部刊物等系列性文件，虽然在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照和查证，采取分类按时间顺序集中排列，便于查找和利用。

4、文件汇集按文件字号分类排列，其中一套编汇集类（10年），归档后（次年2月底前）交区档案馆，自留的一套编入10年。

如何进行档案整理

如何进行档案整理

　　档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

　　档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

　　档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

　　档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

　　全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

　　各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

　　声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

　　科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

　　会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

　　按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

　　一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

　　二、档案的分类和大类设置办法

　　(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

　　(二)各类内档案的分类办法

　　1、文书档案分类有4种方法

　　(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

　　(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

　　(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

　　(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

　　2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

　　3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

　　4、会计类档案分类有2种方法

　　(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

　　(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

　　5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

　　6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

　　7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

　　8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

　　三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

　　(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

　　(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

　　1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

　　2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

　　3、目录号编制示例

　　业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

　　(三)案卷(件)号、页号

　　1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

　　2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

　　3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

　　四、档案整理的质量要求：

　　(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

　　1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

　　2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件内在联系。

　　A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

　　(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

　　(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

　　(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

　　(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

　　B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

　　C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

　　4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

　　A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

　　(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

　　(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

　　(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

　　B、会计档案。

　　(1)会计凭证：保管15年。

　　(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

　　(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

　　(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

　　。

　　C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

　　E、音像、电子、实物档案：永久。

　　F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

根据归档文件整理规则归档文件的整理以什么为单位

根据《归档文件整理规则》,归档文件的整理是以件为单位。

根据《归档文件整理规则》，归档文件的整理是以“件”为单位。《归档文件整理规则》是国家档案行业标准，于2015年10月25日由国家档案局发布，自2016年6月1日起实施，代替了2000年的旧版。它规定了归档文件整理的原则和方法，包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等过程。

《归档文件整理规则》中还明确了以“件”为单位进行归档文件整理的具体要求，例如：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

以“件”为单位进行归档文件整理的好处是保持了文件之间的有机联系，反映了文件的形成规律；便于对文件进行分类、排列、编号、编目等操作；方便了档案的保管和利用。

归档文件的注意事项：

1、在收集归档文件时，要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，剔除不归档的文件材料，如重份文件、普发性文件、未生效文件等。

2、在装订归档文件时，要按照《归档文件整理规则》，确定以件为单位进行装订，用不锈钢钉或线将归档文件固定在一起，注意正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文等的顺序。

3、在分类归档文件时，要按照年度——保管期限分类法进行分类，区分永久、定期（30年、10年）等保管期限。

4、在编目归档文件时，要按照《文书档案管理归档文件目录编制规则》，在每件文件首页上端加盖归档章并填写相关内容，如全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

5、在装盒归档文件时，要按照《归档文件整理规则》，将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

6、在存放归档文件时，要按照《文书档案管理规定》，选择合适的场地和设备，做好防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等措施。

归档文件整理规则

归档文件整理规则如下：

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。

这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。

《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。

便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。

因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。